Politica de confidentialitate pentru site-ul DentalMed

1. CINE SUNTEM?

DENTALMED – CLINICA STOMATOLOGICA S.R.L. (denumita in cele ce urmeaza „Operatorul”) acorda o importanta sporita datelor dumneavoastra cu caracter personal, depunand in mod constant diligentele necesare pentru a se asigura ca prelucrarea de date efectuata respecta cerintele legale in acest domeniu. In acest scop am elaborat prezentul angajament prin care ne asumam sa respectam confidentialitatea datelor dumneavoastra personale si prin intermediul caruia va explicam ce categorii de date cu caracter personal prelucreaza Operatorul, modul in care sunt utilizate respectivele date, precum si scopul in care acestea sunt supuse unor operatiuni de prelucrare.

Prezenta Politica se raporteaza doar la datele personale pe care noi le prelucram prin intermediul website-ului nostru dental-med.ro (denumit in cele ce urmeaza „Site-ul” sau „Platforma”) in contextul interactiunii dumneavoastra cu acesta, inclusiv prin navigarea pe Site, completarea formularului de programare, utilizarea AI Chatbot-ului, plasarea unei comenzi prin intermediul magazinului online, precum si in situatia in care ne contactati prin e-mail, telefon sau prin orice alte mijloace de comunicare puse la dispozitie prin intermediul Platformei.

Dorim sa va asiguram ca am luat toate masurile necesare pentru a asigura confidentialitatea datelor dumneavoastra, acestea fiind prelucrate numai de personalul Operatorului care a fost in prealabil instruit cu privire la prelucrarea de date personale si autorizat in acest sens si care respecta angajamente ferme de confidentialitate.

Pentru a ne „cunoaste” virtual, va punem la dispozitie datele noastre de identificare.

Operatorul care prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal in momentul in care navigati pe sau interactionati cu platforma online dental-med.ro este DENTALMED – CLINICA STOMATOLOGICA S.R.L., cu sediul social in Mun. Bucuresti, Sector 5, Str. 13 Septembrie, Nr. 102, Bloc 48A, identificat prin CUI nr. 31964200, inregistrat in Registrul Comertului sub nr. J2013008444404.

Pentru orice intrebari/ nelamuriri cu privire la protectia datelor cu caracter personal, sunteti invitati sa transmiteti o cerere la adresa postala mai sus indicata sau la adresa de corespondenta electronica contact@dental-med.ro. Persoanele care transmit astfel de solicitari catre Operator sunt rugate sa mentioneze in subiectul e-mailului/pe plicul de corespondenta informatii precum „protectia datelor”, „GDPR” ori „date personale”, in acest mod existand garantia ca solicitarile vor fi tratate cu prioritate.

In aceasta calitate, veti primi un raspuns in termen de cel mult 30 de zile de la comunicarea documentului catre Operator, o extindere a acestui termen putand opera numai in situatii exceptionale. In aceste cazuri, va asiguram de faptul ca veti fi informat in mod corespunzator cu privire la acest termen.

2. DEFINITII

• Prin „date cu caracter personal” se intelege orice informatie referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila. O persoana identificabila este acea persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in mod particular prin referire la un numar de identificare ori la unul sau mai multi factori specifici identitatii sale fizice, fiziologice, psihice, economice, culturale sau sociale.

! In sensul prezentei politici, datele cu caracter personal care vor face obiectul prelucrarii se pot referi la: nume, prenume, numar de telefon, adresa de e-mail, adresa de livrare a comenzii si de facturare etc., astfel cum vor fi descrise in cele ce urmeaza.

• Prin „prelucrarea datelor cu caracter personal” se intelege orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvaluirea catre terti prin transmitere, diseminare sau in orice alt mod, alaturarea ori combinarea, blocarea, stergerea sau distrugerea.

! In sensul acestei politici, prelucrarile de date se refera la acele prelucrari efectuate la momentul navigarii dumneavoastra pe website-ul dental-med.ro sau interactiunii cu acesta prin completarea formularelor disponibile pe Platforma, utilizarea AI Chatbot-ului, in contextul plasarii de comenzi de produse din portofoliul Operatorului ori prin transmiterea solicitarilor prin mijloacele de contact puse la dispozitie.

•  „Operator” inseamna persoana care, singura sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. 

! Pentru claritate, in sensul prezentei Politici de Confidentialitate, Operatorul de date cu caracter personal este DENTALMED – CLINICA STOMATOLOGICA S.R.L.

• „Persoana vizata” reprezinta persoana ale carei date cu caracter personal fac obiectul prelucrarii.

! In sensul prezentei Politici, persoana vizata de prelucrarea datelor este utilizatorul de Internet care navigheaza pe site-ul dental-med.ro sau plaseaza o comanda prin intermediul acestuia.  

• Prin „consimtamant” al persoanei vizate se intelege orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate.
• „Partea terta” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism, altul decat persoana vizata, operatorul, persoana imputernicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal.
• „Persoana imputernicita de operator” inseamna persoana care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului. Aceasta poate fi reprezentata de companiile partenere ale Operatorului, precum societatile ce ofera servicii de curierat, IT, juridice, marketing etc.

3. CE TIPURI DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRAM?

Navigarea dumneavoastra pe Site si interactiunea cu acesta implica prelucrarea a doua categorii de date cu caracter personal, si anume:

1. date cu caracter personal pe care le furnizati in mod voluntar Operatorului prin intermediul functionalitatilor disponibile pe Site ori prin interactiunea directa cu acesta, inclusiv prin formularul de programare, utilizarea AI Chatbot-ului, formularul de comanda, e-mail sau telefon, aceste date fiind colectate in mod individual;
2. date pe care le furnizati in mod involuntar, prin simpla navigare pe site-ul nostru.

Operatorul colecteaza, pe baza furnizarii voluntare a persoanei vizate, urmatoarele date cu caracter personal: 

A. In cazul completarii formularului de programare:

• nume si prenume;
• numar de telefon;
• adresa de e-mail;
• orice alte date cu caracter personal pe care alegeti sa ni le comunicati in cuprinsul solicitarii de programare.

Nota: Evitati transmiterea prin intermediul formularului a datelor medicale sau a altor categorii speciale de date cu caracter personal.

B. In cazul plasarii unei comenzi:

• nume si prenume;
• numar de telefon;
• adresa de e-mail;
• adresa de resedinta/ domiciliu, pentru livrarea produsului comandat;
• adresa de facturare, atunci cand este diferita de adresa de livrare.

Nota: Pentru platile efectuate cu cardul bancar, Operatorul utilizeaza serviciile NETOPIA Payments, in calitate de procesator de plati online. In aceasta situatie, datele cardului dumneavoastra bancar nu sunt prelucrate de Operator, ci exclusiv de catre procesatorul de plati, in conformitate cu propria sa politica de confidentialitate. La momentul optarii pentru plata cu cardul bancar, veti fi redirectionat catre platforma securizata a procesatorului de plati, unde tranzactia este efectuata in conditii de siguranta. Pentru mai multe informatii privind modul in care sunt prelucrate datele dumneavoastra cu caracter personal, va recomandam sa consultati politica de confidentialitate a NETOPIA Payments.

De asemenea, colectam si prelucram datele rezultate din comenzile lansate si tranzactiile efectuate in relatia cu noi.

Ne puteti furniza date cu caracter personal suplimentare atunci cand ne contactati prin orice mijloace de comunicare (e.g. solicitari transmise prin e-mail, prin interfata Website-ului sau telefonic).

C. In contextul efectuarii unui retur al produselor comandate:

• nume si prenume;
• numar de telefon;
• adresa de e-mail;
• adresa resedinta/ domiciliu pentru preluarea coletului;
• cont bancar (pentru returnarea sumei achitate, i.e.,contravaloarea produsului returnat]);
• informatii despre comanda plasata si care se doreste a fi returnata (produs comandat/ ID produs, data comanda, suma comanda etc.), daca este cazul;
• orice alte informatii pe care le puneti la dispozitia Operatorului in contextul efectuarii returului.

D. Pentru contactarea Operatorului via e-mail:

• nume si prenume;
• adresa de e-mail;
• numar de telefon;
• orice alte informatii pe care le puneti la dispozitia Operatorului in corpul e-mail-ului astfel transmis.

E. In contextul interactiunii cu AI Chatbot

• nume si prenume;
• adresa de e-mail;
• numar de telefon;
• orice alte informatii pe care le puneti la dispozitia Operatorului in contextul efectuarii returului.

Nota: AI Chatbot-ul este destinat furnizarii de informatii generale, facilitarii interactiunii cu Operatorul si gestionarii solicitarilor transmise prin intermediul Platformei. Acesta nu este destinat colectarii datelor privind starea de sanatate sau a altor categorii speciale de date cu caracter personal. Va rugam sa evitati transmiterea unor astfel de informatii prin intermediul acestuia. In cazul in care astfel de date sunt comunicate in mod voluntar, acestea vor fi prelucrate exclusiv in masura necesara solutionarii solicitarii dumneavoastra si cu respectarea legislatiei aplicabile privind protectia datelor cu caracter personal.

F. In contextul convorbirilor telefonice inbound/ outbound 

• vocea;
• numarul de telefon;
• orice alte informatii comunicate de persoana vizata in cadrul convorbirii.

De asemenea, Operatorul prelucreaza date tehnice si informatii privind interactiunea utilizatorilor cu Site-ul prin intermediul fisierelor de tip cookie si al tehnologiilor similare, in conformitate cu Politica privind cookie-urile.

In situatia in care ne veti pune la dispozitie date personale care nu ne sunt necesare pentru scopurile mai jos descrise, respectiv pentru onorarea comenzilor plasate, pentru solutionarea reclamatiilor dumneavoastra sau pentru oferirea de informatii suplimentare, ne rezervam dreptul de a le elimina de indata din baza noastra de date.

Operatorul poate colecta involuntar si alte date personale care va apartin si anume: adresa IP, versiune browser, setare fus orar si locatie, sistem de operare, platforme de pe dispozitivele folosite pentru a ne accesa site-ul etc. Aceste informatii nu vor fi utilizate pentru identificarea persoanelor fizice si nu vor fi facute publice altfel decat in conditiile inserate in prezenta Politica de Confidentialitate, completata cu Politica de Cookie-uri.

Datele dumneavoastra cu caracter personal pot fi comunicate de Operator, in vederea prelucrarii, unor persoane imputernicite cu prelucrarea acestora, inclusiv partenerilor contractuali, autoritatilor si institutiilor financiare, instantelor judecatoresti sau organismelor competente, la solicitarea acestora si in scopul punerii la dispozitie a produselor oferite de Operator.

De asemenea, utilizam module cookie si tehnologii similare pentru a va recunoaste pe dvs. si dispozitivele dvs. Modul in care utilizam aceste tehnologii sunt descrise in Politica privind Cookies.

Operatorul poate pastra anumite date cu caracter personal si ulterior primirii unei solicitari de stergere, in masura in care prelucrarea acestora este necesara pentru respectarea unei obligatii legale, pentru executarea unui contract sau pentru constatarea, exercitarea ori apararea unui drept in instanta, precum si in alte situatii expres prevazute de art. 17 alin. (3) din GDPR.

4. IN CE SCOP SI IN BAZA CARUI TEMEI LEGAL PRELUCRAM DATELE PERSONALE?

Operatorul prelucreaza datele dumneavoastra cu caracter personal in urmatoarele scopuri si avand urmatoarele temeiuri legale:

1. prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract la care persoana vizata este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate inainte de incheierea unui contract [art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) nr. 679/ 2016, denumit in cele ce urmeaza „GDPR”], in concret:

• gestionarea solicitarilor de programare transmise prin intermediul Site-ului; 
• furnizarea informatiilor solicitate prin intermediul AI Chatbot-ului, in limitele functionalitatilor acestuia; 
• procesarea comenzilor plasate prin intermediul magazinului online; 
• livrarea produselor comandate; 
• solutionarea solicitarilor privind retururile, garantiile sau alte aspecte legate de executarea contractului; 
• comunicarea cu utilizatorii in legatura cu solicitarile sau comenzile acestora. 

2. prelucrarea este efectuata in temeiul consimtamantului persoanelor vizate [art. 6, alin. (1), lit. a) din GDPR], in cazul:

• pentru analize si statistici privind functionarea site-ului, cookies si a tehnologiilor similare, pentru conectarea prin retelele de socializare, respectiv acceptarii de cookie-uri altele decat cele necesare (esentiale); 

3. prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de Operator [art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR], pentru rezolvarea problemelor de orice natura referitoare la continutul site-ului dental-med.ro sau produsele oferite de Operator, pentru a gestiona relatiile cu utilizatorii platformei, pentru analiza interactiunii clientilor cu societatea in vederea furnizarii unor oferte personalizate si optimizarii activitatii noastre, pentru analize si statistici privind functionarea site-ului, cookies si a tehnologiilor similare.
4. prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale (spre exemplu, a obligatiilor in materie fiscala) care ii revine Operatorului – art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR; operatiunile ce tin de facturarea produselor achizitionate; plata impozitelor si a contributiilor relevante, raportarea catre autoritatile fiscale relevante si tinerea unor evidente contabile; arhivarea datelor conform legislatiei aplicabile.

Asadar, datele dumneavoastra personale vor fi prelucrate pentru ca Operatorul sa:

1. imbunatateasca site-ul si serviciile furnizate prin intermediul acestuia;
2. determine utilitatea/ popularitatea continutului web prezentat pe site;
3. trimita notificari tehnice, de asistenta sau administrative;
4. onoreze cererile si sa solutioneze sesizarile primite din partea utilizatorilor;
5. faciliteze accesul utilizatorului la serviciile oferite de Operator;
6. comunice informatiile de interes pentru utilizatorii site-ului;
7. protejeze drepturile apartinand Operatorului.

5. DURATA PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Pastram datele dvs. cu caracter personal cat este necesar pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate, cu respectarea procedurilor interne privind retentia datelor, inclusiv a regulilor de arhivare aplicabile. 

Anumite date personale ale Utilizatorilor pot fi pastrate pe intreaga perioada prevazuta de lege pentru activitatea de arhivare si pastrare a documentelor financiar-contabile.

Datele aferente cookie-urilor si tehnologiilor similare sunt pastrate conform termenelor specifice setate pentru respectivele tehnologii, termenul de stocare putand fi intre durata sesiunii de navigare si o durata de pana la 2 ani.

Datele cu caracter personal prelucrate la nivelul Operatorului prin intermediul website-ului dental-med.ro sunt retinute pe o perioada de timp rezonabila raportat la scopul prelucrarii datelor, in acord cu prevederile legale in materia arhivarii de date.

Spre exemplu, in situatia in care detineti calitatea de client al Operatorului, acesta din urma va prelucra datele dumneavoastra pe intreaga durata a raporturilor contractuale si ulterior incheierii acestora, conform obligatiilor legale care revin in sarcina Operatorului. Spre exemplu, in cazul documentelor justificative financiar-contabile, acestea sunt arhivate la nivelul Operatorului conform legii, pe o perioada de 5 ani de la emiterea acestora.

Nu in ultimul rand, orice alte categorii de date cu caracter personal ce nu se regasesc printre cele ante-precizate vor fi pastrate pe perioada necesara indeplinirii scopului pentru care acestea au fost prelucrate, cu respectarea termenului general de prescriptie de 3 ani pentru stergerea acestora.

6. TRANSFERUL DE DATE CU CARACTER PERSONAL. DESTINATARI AI DATELOR

Datele dumneavoastra sunt prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene, prin intermediul unor servere interne securizate. 

Pentru furnizarea functionalitatilor disponibile prin intermediul AI Chatbot-ului, Operatorul utilizeaza furnizori terti specializati de servicii cloud, infrastructura IT si inteligenta artificiala, inclusiv Google (Gemini API), Supabase, Vercel, Amazon Web Services (AWS) si Lunary.

De asemenea, prin intermediul plugin-urilor specifice retelelor sociale (spre exemplu, Instagram), avand calitatea de destinatari terti ai datelor (third-party recipients), este posibil ca datele dumneavoastra prelucrate in acest context sa fie transferate si in afara Uniunii Europene/ Spatiului Economic European si stocate pe servere din state terte. 

7. LINK-URI, HYPERLINK-URI, SITE-URI TERTE

Site-ul dental-med.ro poate contine link-uri catre site-uri terte ce pot colecta, la randul lor, datele dumneavoastra cu caracter personal, inclusiv prin intermediul cookie-urilor sau altor tehnologii similare.

In cazul conectarii la un site web tert, politica de confidentialitate a Operatorului nu va fi aplicabila si in cazul navigarii dumneavoastra pe acel site.

8. CARE SUNT DREPTURILE PE CARE LE DETINETI IN CALITATE DE PERSOANA VIZATA?

Orice persoana fizica care navigheaza pe site-ul nostru, in calitate de persoana vizata, are urmatoarele drepturi in raport cu Operatorul de date cu caracter personal:

• Dreptul la acces inseamna dreptul persoanei vizate de a obtine o confirmare din partea Operatorului ca acesta prelucreaza sau nu datele cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatii privind modalitatea in care sunt prelucrate datele;
•  Dreptul la rectificare se refera la corectarea, fara intarzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte prelucrate sau la completarea acestora, in cazul in care sunt incomplete. Acestea pot fi modificate prin transmiterea unui e-mail la adresa: contact@dental-med.ro; 
• Dreptul la eliminarea datelor/ dreptul la stergerea („dreptul de a fi uitat”) acestora din baza de date inseamna dreptul persoanei vizate de a solicita sa ii fie sterse datele cu caracter personal, fara intarzieri nejustificate, in cazul in care se aplica unul dintre urmatoarele motive: acestea nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate, isi retrage consimtamantul si nu exista niciun alt temei juridic pentru prelucrare, se opune prelucrarii si nu exista motive legitime care sa prevaleze, datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, datele cu caracter personal trebuie sterse pentru respectarea unei obligatii legale, datele cu caracter personal au fost colectate in legatura cu oferirea de servicii ale societatii informationale;
• Dreptul la restrictionarea prelucrarii poate fi exercitat in cazul in care persoana vizata solicita limitarea prelucrarii datelor sale cu caracter personal, caz in care acestea vor fi utilizate strict pentru exercitarea celorlalte drepturi legale ale persoanei vizate, inclusiv pentru a raspunde la orice solicitari/ reclamatii din partea acesteia;
• Dreptul la portabilitate se refera la dreptul de a primi datele personale intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si la dreptul ca aceste date sa fie transmise direct altui operator, atunci cand prelucrarea are ca temei consimtamantul sau executarea unui contract si se efectueaza prin mijloace automatizate, daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic;
• Dreptul la opozitie vizeaza dreptul persoanei vizate de a se opune prelucrarii datelor personale atunci cand prelucrarea este necesara pentru indeplinirea unei sarcini care serveste unui interes public sau cand are in vedere un interes legitim al Operatorului;
•  Dreptul de a se opune la prelucrarea datelor in baza unor decizii individuale automate se refera la faptul ca persoana vizata are dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizata sau o afecteaza in mod similar intr-o masura semnificativa. Cu toate acestea, nu va fi posibila exercitarea acestui drept in cazul in care decizia este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre persoana vizata si Operator, este autorizata de dreptul aplicabil Operatorului, cu conditia sa se asigure protectia adecvata a drepturilor, libertatilor si intereselor persoanelor vizate sau se bazeaza pe consimtamantul persoanei vizate obtinut cu respectarea legislatiei in vigoare;
• Dreptul de a se adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. In situatia in care persoana vizata considera ca drepturile prevazute mai sus au fost incalcate, are posibilitatea de a se adresa ANSPDCP prin depunerea unei plangeri.

Datele de contact ale A.N.S.P.D.C.P. sunt urmatoarele:

Adresa: Mun. Bucuresti, Sector 1, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30;

Telefon: 0.318.059.211/0.318.059.212; 

Fax: 0.318.059.602; 

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro;

Pagina web: www.dataprotection.ro. 

Pentru exercitarea drepturilor prevazute mai sus persoana vizata se va adresa Operatorului prin transmiterea unei solicitari la adresa postala, respectiv de corespondenta electronica indicate in cadrul primei sectiuni a prezentei Politici. 

De asemenea, Operatorul poate fi contactat utilizand datele si mecanismele de contact disponibile in Website. 

9. DISPOZITII FINALE

Prevederile Politicii de Confidentialitate se completeaza cu dispozitiile Politicii de Cookie-uri,  prezente pe website-ul dental-med.ro.

DENTALMED – CLINICA STOMATOLOGICA S.R.L.